☆電子メール利用の基本的な態度
電子メールは近年急速に普及し、プライベートや仕事に利用されるなどすっかり私達の生活に浸透した感がある。しかし、電子メールがいくら便利であっても決して万能のコミュニケーションツールというわけではなく、電話やファックス、手紙などの他のツールを忘れてはならないと思う。電子メールが普及したことは、私たちが利用できるコミュニケーション・ツールの選択肢が増え、表現方法の幅が広がった考えるべきだと思う。

各種のコミュニケーション・ツールには、それぞれ固有の長所や短所があり、電子メールも同様である。電子メールの長所は、目の前に相手が不在でも(＝バーチャル)、相手とコミュニケーション出来ることであり、場所や時間にも拘束されないという点にある。その意味で、コミュニケーションを行うには非常に便利なものである。一方、電子メールの短所は、同様にバーチャルであることだと思う。目の前に相手がいないので、自分本位の内容のメールになってしまうこともあるようだ。

☆電子メールのマナー
・内容の吟味
電子メールは、限られたボリュームの文字情報が主体であり、内容を相手に正確に伝えるには、ある程度の文章術を必要とする。送信時には、何度も推敲する必要がある。また先方のメールを読むときは、時には寛容な態度が必要であると感じている。なるべく相手の立場を尊重することが大切である。

・電話などを併用する。
大切な伝達内容は、電話などでフォローすることも必要である。送信者が、先方に電子メールの到着を電話で確認するという笑い話があるが、私は利害が絡む、建築のような場合は、内容の記録として電子メールを使い、内容の確認を電話で行うことも時には有効であると感じている。

・タイトルの付け方の工夫
内容を一目して分かるような、タイトルの付け方が望ましい。特に注意することは、返信時に自動的に付けられる"RE:"を繰り返すと、タイトルから内容が不明になってしまうことが多い。タイトルが整理されていると、後日目的のメールをリストから探すときに便利である。

・引用は短めに
引用は、なるべく最小限に控えるのが良いと思う。引用が多いメールは、長く、散漫な印象を抱かせるだけでなく、内容の要点を見つけにくい。簡潔で、分かりやすいメールを作成するには、引用は最小限に留めるべきだと思う。

・適度な改行
エディターなどを使って、綺麗に改行され、整形された文章は、見やすく気持ちが良い。気持ちよく読めることは、内容を正しく伝えるためにも必要な要素だと思う。

・添付ファイルの容量
添付ファイルの容量は、送信相手のサーバーにより受信制限があるので、特に注意すべきである。最近は、2〜5MBといった容量制限が多いようである。大きなサイズの画像やムービーなど大容量のファイルを送信するときは、必ず先方にメールサーバーの容量を確認する必要がある。私自身も、先方から大容量のメールを送付されて、メールサーバーがパンクして困った経験がある。添付するファイルサイズを小さくするには、LZH形式やZIP形式に変換する必要がある。ただし、ファイルの種類によって、圧縮出来る率が異なるので扱いには多少の知識が必要である。一般に、CAD系や文章系のファイル形式は、小いサイズに圧縮できるが、GIFやJPEGなどの画像系ファイルは、レタッチソフトで圧縮したり、画像サイズそのものを縮小するなどの必要がある。

☆協力事務所や施工業者などが相手
協力事務所や施工業者などが相手の場合の電子メールの注意点であるが、マナーという点であれば、一般と変わらないと思う。ただし、施主と、協力事務所や工務店が直接電子メールのやりとりする場合は、必ず設計者にも同報で内容を送付しておくことが必要である。電子メールを利用すると、協力事務所や施工業者は、施主との距離が近く感じられるので、ついつい設計者抜きで情報交換してしまうことがある。このことが原因でトラブルになることあるので、注意を要する。プロジェクトのキーマンとしての設計者は、常に情報の全体像を把握する必要があることがポイントだと思う。
建築知識01/09号より(01/09/11)